Un syndic qui prépare une assemblée générale de copropriété sait ce que représente la logistique : impression des convocations, envoi en recommandé, location de salle, gestion des pouvoirs en blanc le soir même. Avec MyCitya, la plateforme numérique du groupe Citya Immobilier, une partie de cette charge passe en ligne. Reste à comprendre ce que l’outil change concrètement dans la gestion des assemblées générales à distance, et où se situent ses limites.
Convocation dématérialisée via MyCitya : ce que la LRE change pour les syndics
Depuis le 9 avril 2024, la lettre recommandée électronique (LRE) a exactement la même valeur juridique que le recommandé papier. Pour un syndic qui utilise MyCitya, cette évolution sécurise l’envoi des convocations d’AG et des procès-verbaux sans passer par La Poste.
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Le gain opérationnel est direct : selon Monimmeuble, le coût d’envoi des convocations est divisé par environ cinq avec la LRE par rapport au recommandé papier. Sur une copropriété de plusieurs dizaines de lots, l’économie se chiffre vite en centaines d’euros par assemblée.
MyCitya intègre cette fonctionnalité dans son interface copropriétaires. Le gestionnaire prépare la convocation, joint l’ordre du jour et les documents annexes, puis déclenche l’envoi électronique depuis la plateforme. Le copropriétaire reçoit une notification et accuse réception en ligne. Toute la chaîne, de la convocation à la notification du PV, peut rester dématérialisée.
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AG à distance sur MyCitya : visioconférence, vote par correspondance et mode hybride
Les décrets n°2019-650 et n°2020-834 encadrent les modalités de participation à distance aux assemblées générales de copropriété. Trois formats coexistent : la visioconférence pure, le vote par correspondance, et le mode hybride qui combine présentiel et distanciel.
Sur MyCitya, le syndic peut organiser une AG mixte. Les copropriétaires présents physiquement votent en salle, tandis que les autres se connectent à la plateforme pour suivre les délibérations et voter en temps réel. Le cadre légal impose que l’identité de chaque participant soit vérifiée et que la retransmission soit continue et simultanée.
Le formulaire de vote par correspondance
Pour les copropriétaires qui ne peuvent assister ni en présentiel ni en visioconférence, MyCitya propose un formulaire de vote par correspondance intégré à l’interface. Ce formulaire doit être envoyé au syndic au moins trois jours avant la tenue de l’assemblée, conformément aux délais réglementaires.
- Le copropriétaire remplit son vote résolution par résolution, directement depuis son espace en ligne
- Le syndic centralise les votes reçus avant l’AG et les intègre au décompte le jour de la réunion
- Le PV mentionne explicitement les participants par correspondance, avec le détail de leurs votes
On constate que ce dispositif augmente sensiblement le taux de participation aux AG, un problème récurrent dans les copropriétés où les propriétaires bailleurs ne se déplacent pas.
Gestion des déconnexions en assemblée générale : le point faible à anticiper
Un sujet revient systématiquement quand on parle d’AG à distance : que se passe-t-il si un copropriétaire est déconnecté en plein vote ? La loi impose une retransmission continue et simultanée des délibérations. Une déconnexion non traitée peut fragiliser la validité d’une résolution.
En pratique, le syndic doit documenter chaque incident technique. Si un participant perd la connexion pendant un vote, deux options se présentent : suspendre la séance le temps de rétablir la connexion, ou consigner l’absence au moment du vote et poursuivre. La décision dépend du nombre de tantièmes concernés et de l’impact sur le quorum.
MyCitya enregistre les connexions et déconnexions horodatées, ce qui fournit une trace exploitable en cas de contestation. Les retours varient sur ce point : certains gestionnaires trouvent le système fiable, d’autres signalent des latences en cas de forte affluence sur la plateforme.
Précautions côté syndic
- Tester la connexion avec les copropriétaires quelques jours avant l’AG, surtout pour les résidences avec un profil de propriétaires peu à l’aise avec le numérique
- Prévoir un numéro de téléphone de secours pour basculer un participant déconnecté en audioconférence
- Consigner dans le PV la durée exacte de chaque déconnexion et les résolutions concernées
- Vérifier que le prestataire technique garantit une bande passante suffisante pour le nombre de participants attendus
Procès-verbal d’AG et intelligence artificielle : ce que MyCitya commence à intégrer
La rédaction du procès-verbal reste l’une des tâches les plus chronophages après une assemblée générale. Chaque résolution doit être retranscrite avec le résultat du vote, les tantièmes pour et contre, les éventuelles réserves exprimées.
L’intelligence artificielle commence à être utilisée pour préparer automatiquement les procès-verbaux d’AG, notamment dans le cadre des assemblées tenues en visioconférence. Monimmeuble indique que l’IA intervient déjà sur la transcription des échanges, la structuration des résolutions et la pré-rédaction du PV.
Pour un gestionnaire Citya qui traite plusieurs dizaines de copropriétés, ce type d’automatisation réduit le délai de diffusion du PV aux copropriétaires. Combinée à l’envoi par LRE via MyCitya, la chaîne complète de l’AG peut être bouclée en quelques jours au lieu de plusieurs semaines.
Loi Alur et obligations du syndic : ce que la plateforme ne remplace pas
MyCitya facilite la gestion locative et la copropriété, mais la plateforme ne dispense pas le syndic de ses obligations légales. La loi Alur impose notamment la mise à disposition d’un extranet copropriétaire, la tenue du registre d’immatriculation, et la transparence sur les honoraires de gestion.
L’interface MyCitya répond à l’obligation d’extranet : chaque copropriétaire accède à ses documents (appels de fonds, PV d’AG, budget prévisionnel) depuis son espace en ligne. En revanche, la responsabilité de la conformité des votes et du respect des délais reste celle du syndic, pas de l’outil.
Sur le terrain, l’adoption de MyCitya par les copropriétaires dépend beaucoup de l’accompagnement proposé par l’agence immobilière locale. Une formation minimale, même informelle, aux fonctionnalités de vote et de consultation des documents fait souvent la différence entre une AG fluide et une séance parasitée par des problèmes d’accès.
La dématérialisation des AG de copropriété progresse, portée par des outils comme MyCitya et par un cadre réglementaire qui rattrape les usages. Le prochain point de friction sera probablement la formation des propriétaires les moins connectés, un sujet que ni la technologie ni la loi ne résolvent seules.
